Als ondernemer bent u verplicht uw administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Hierbij is het van belang dat de facturen controleerbaar zijn. Nu steeds meer facturen digitaal worden verstuurd, hoe zorgt u er dan voor dat deze voor bij een eventueel boekenonderzoek controleerbaar zijn?

Bewaren facturen

Twee goede redenen om uw facturen op de juiste wijze te bewaren zijn:

1. Belastingcontrole: u moet uw administratie op een zodanige wijze bewaren dat u bij een belastingcontrole binnen een redelijke termijn alle opgeslagen factuurgegevens ter beschikking kunt stellen.
2. Echtheidskenmerken: u moet kunnen aantonen dat de factuur alle echtheidskenmerken nog bevat. U moet uw inkoop- en verkoopfacturen dan ook bewaren in de originele vorm. De digitaal verstuurde en ontvangen facturen moeten daarom digitaal worden opgeslagen en bewaard.
   Digitale facturen af te drukken en vervolgens te verwijderen is dus niet toegestaan.
   Omgekeerd geldt hetzelfde: wordt een papieren factuur gescand, is het aan te raden om ook de papieren factuur te bewaren. Bij het scannen kunnen bepaalde gegevens, bijvoorbeeld het watermerk, verloren gaan.

Digitale facturen

U moet uw digitale facturen dus niet alleen digitaal bewaren, maar het is ook aan u om aan te tonen dat de facturen niet gewijzigd zijn nadat deze zijn ontvangen, dan wel zijn verzonden.

U kunt dit doen door:

• het pdf-bestand van uw inkoopfactuur te beveiligen. En bewaar de e-mail waarin u de factuur heeft ontvangen. Dit geldt eveneens voor uw verkoopfactuur.
• een elektronische handtekening van de afnemer te vragen. Ook is het raadzaam opdrachtbevestigingen, betalingsbewijzen, e.d. die bij de facturen horen, te bewaren.

Afwijkende afspraken met fiscus

Natuurlijk is het mogelijk om individueel afspraken te maken met de Belastingdienst over de wijze waarop u uw facturen (en uw administratie) bewaart. De gemaakte afspraken zijn alleen van toepassing voor de fiscale wetgeving. Zo kunt u een afspraak maken over het printen en/of wijze van bewaren van digitale facturen.

Boete

Als u niet aan de (afgesproken) bewaarplicht voldoet, kan dit heel vervelend voor u uitpakken. De Belastingdienst kan niet alleen een boete opleggen, maar u kunt ook strafrechtelijk vervolgd worden.